PROCEDURA WHISTLEBLOWING

1. PREMESSE

Il presente Regolamento regola e disciplina tutta la procedura di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, di comportamenti, atti od omissioni di cui sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo che possano ledere, in via potenziale o effettiva, l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono nelle violazioni rilevanti di cui al D.to Lgs.vo 10 marzo 2023 n. 24 (“D.to Whistleblowing”) ivi incluse quelle delle norme nazionali e dell’unione Europea richiamate.

La nostra Società ha, quindi, recepito le istanze e prescrizioni in materia di Whistleblowing introdotte nell’ordinamento italiano in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 ad opera del Decreto Whistleblowing sopra richiamato sulla gestione delle segnalazioni.

La gestione delle segnalazioni viene svolta in conformità ai principi di corretta gestione imprenditoriale, in osservanza della disciplina legislativa vigente e della normativa interna in materia di privacy, assicurando, altresì, le esigenze di riservatezza sottese allo svolgimento delle attività istruttorie. Nell’intero processo di gestione delle segnalazioni, viene garantita la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione nonché del contenuto della segnalazione in conformità a quanto disposto dal Decreto Whistleblowing.

2. RIFERIMENTI NORMATIVI

• Decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 recante l’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di whistleblowing;
• normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali ed in particolare: i) Regolamento (UE) n. 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché, alla libera circolazione di tali dati (GDPR); ii) D.Lgs. n. 196/2003 e successive modifiche ed integrazioni; iii) ogni altra norma e/o provvedimento in materia di protezione dei dati personali; iv) i provvedimenti emanati dal Garante per la Protezione dei Dati personali di volta in volta applicabili.

3. DEFINIZIONI E PRINCIPI GENERALI

• Sistema di controllo interno: la nostra Società promuove la diffusione a tutti i livelli di cultura e norme caratterizzate dalla consapevolezza dell’esistenza di controlli e dall’assunzione di una mentalità orientata all’esercizio consapevole e volontario di controlli; di conseguenza il Managment, in primo luogo, e tutto il personale, in ogni caso, è tenuto a contribuire a rendersi partecipe del sistema di controllo aziendale interno e, con attitudine positiva, a farne partecipi i propri collaboratori;
• Segnalanti: nel rispetto delle modalità previste dalla normativa applicabile e sopra ricordata, le segnalazioni possono essere effettuate dal personale e, più in generale, da qualsiasi soggetto terzo che ne abbia interesse. Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

1. quando il rapporto giuridico con la Società non sia ancora iniziato, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione preassuntiva e/o in altre fasi precontrattuali;
2. durante il periodo di prova;
3. successivamente alla conclusione del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso;

• Gestione delle segnalazioni: la gestione delle segnalazioni avviene in modo accurato, imparziale, oggettivo e tempestivo, documentando e tracciando l’intero processo che si fonda sui principi di fiducia, imparzialità e tutela nei confronti del segnalante e degli altri soggetti richiamati dal Decreto Whistleblowing, così come di seguito indicato;
• Garanzia di riservatezza: le persone incaricate della ricezione e del trattamento delle segnalazioni devono garantire l’assoluta riservatezza dell’identità (e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, anche solo indirettamente, l’identità) delle persone segnalanti, del segnalato e delle persone comunque citate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione. Sono utilizzati, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione, idonei a tutelare l’onorabilità e tutela delle persone menzionate nelle segnalazioni.
• Divieto di ritorsioni: la Società garantisce che chi effettua la segnalazione non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione, discriminazione e a qualsiasi altra condotta dannosa o comunque sleale, minacciata o effettiva, diretta o indiretta, anche con l’obiettivo di garantire l’affidabilità delle segnalazioni stesse ed al contempo evitare l’utilizzo strumentale delle medesime. Tale garanzia è resa effettiva anche tramite la previsione di sanzioni disciplinari nei confronti di chi viola le misure di tutela nei confronti del segnalante e dei soggetti di cui sopra, nonché attraverso la possibilità di denunciare gli atti ritorsivi o discriminatori nei confronti degli stessi all’A.N.A.C., che informerà l’autorità competente, e di considerare nulli il licenziamento ritorsivo o discriminatorio, il trasferimento, il mutamento di mansioni del soggetto segnalante, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti dei destinatari di dette misure di tutela.

Ferme le garanzie di riservatezza di cui sopra, la comunicazione delle informazioni inerenti la segnalazione può avere luogo nei confronti delle funzioni aziendali incaricate di svolgere i relativi accertamenti, esclusivamente nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative verifiche.

4. AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente procedura si applica a dipendenti (anche in prova), collaboratori, consulenti, fornitori, tirocinanti e, in generale, a chiunque intrattenga rapporti professionali con la Società, anche in fasi precontrattuali o successive alla cessazione del rapporto.

Le segnalazioni possono riguardare violazioni delle norme nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società.

Non rientrano nell’ambito di applicazione della presente procedura:

• segnalazioni relative a interessi di carattere personale del segnalante (es. vertenze di lavoro, conflitti interpersonali);
• segnalazioni disciplinate da normative settoriali specifiche (es. ambito finanziario, antiriciclaggio, sicurezza nazionale);
• segnalazioni in materia di sicurezza e difesa nazionale.

5. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni possono riguardare informazioni, compresi i fondati sospetti, acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo, di violazioni potenziali o effettive:

• del sistema di controllo della Società (quale, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, la violazione di uno strumento normativo interno in materia di protezione dei dati personali);
• riguardanti possibili illeciti indicati all’art. 2, lett. a), nn. 3, 4, 5 e 6 del D.to 24/2023, ovvero: illeciti in materia di appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutele dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi).

Quanto al contenuto, le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è necessario che risultino chiari i seguenti elementi essenziali della segnalazione, anche ai fini del vaglio di ammissibilità:

• i dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Le segnalazioni sono ricevute dal Dipartimento HR, e analizzate così come previsto nel paragrafo che segue.

Il Dipartimento HR, in particolare, nella persona del suo Responsabile deve:

• inviare al soggetto segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della segnalazione;
• fornire al segnalante un riscontro entro 3 (tre) mesi dalla data di invio del predetto avviso di ricevimento circa il seguito che in modo tempestivo e diligente, viene dato o si intende dover dare alla segnalazione.

Chiunque riceva una segnalazione transitata al di fuori dei canali previsti provvede a trasmetterla in originale al suddetto Dipartimento HR, entro e non oltre 7 (sette) giorni dalla ricezione, utilizzando i canali indicati al fine di garantire la riservatezza di cui al par. 3) e l’efficacia degli accertamenti.

Al Dipartimento HR nella persona del suo Responsabile deve essere trasmessa, per le valutazioni di competenza e sempre garantendo la massima riservatezza dei dati di cui sopra, anche l’eventuale documentazione sui fatti segnalati che dovesse essere pervenuta in relazione alla segnalazione.

In caso di segnalazione che si riferisca ad un soggetto che, ai sensi del presente Regolamento, è deputato a riceverle e/o a gestirle, in tutto o in parte, tale soggetto segnalato deve astenersi dallo svolgimento di qualsiasi attività concernente la segnalazione, quale l’analisi, gli accertamenti e la valutazione dell’istruttoria, ovvero deve essere estromesso dalle stesse dagli altri soggetti deputati a riceverle e/o a gestirle.

6. CANALI E MODALITA’ DI SEGNALAZIONE

Le segnalazioni, rispettose dei criteri sopra indicati, potranno essere inviate in conformità a quanto previsto nella piattaforma pubblicata nella sezione dedicata del sito web:

• all’indirizzo email: whistleblowing@viaggiavventurenelmondo.it;
• sotto forma di Raccomandata a/r all’indirizzo della sede legale della Società (L.go Grigioni n. 7 – 00152- Roma) indicando espressamente sulla busta di invio la dicitura “all’attenzione del Dipartimento HR – Settore Whistleblowing”;
• con consegna di una missiva in busta chiusa all’incaricato nominato;
• in forma orale, su richiesta del segnalante, tramite incontro riservato con il Responsabile HR, che provvede a verbalizzare la segnalazione nel rispetto della riservatezza.

In conformità al D.Lgs. 24/2023 e alle Linee Guida ANAC 2023, il segnalante può inoltre:

• effettuare una segnalazione esterna all’ANAC se il canale interno non è attivo o non conforme, o se ritiene vi sia rischio di ritorsione o pericolo imminente per l’interesse pubblico;
• effettuare denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile nei casi previsti dalla legge.

In ogni caso, al di là del canale di ricezione prescelto, si evidenzia chetutte le segnalazioni ricevute saranno gestite esclusivamente dal Dipartimento HR nella persona del suo Responsabile e/o dalla persona incaricata dalla Società della gestione delle segnalazioni, il quale deve assicurare che vengano effettuate le necessarie verifiche sui fatti segnalati, garantendo che tutte le fasi siano svolte nel minor tempo possibile e nel rispetto della completezza ed accuratezza delle attività di istruttoria, attraverso le seguenti fasi: a) verifica preliminare; b) accertamento; c) audit.

Fase a) Verifica preliminare

Una volta ricevuta la Segnalazione il Dipartimento HR, nella persona del suo Responsabile e/o dalla persona incaricata dalla Società della gestione delle segnalazioni:

• analizza le segnalazioni e provvede all’archiviazione: i) di quelle palesemente infondate o in “mala fede”, nonché ii) di tutte quelle contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria ove dalle verifiche preliminari svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie ulteriori attività di verifica;
• svolge, ove necessario, approfondimenti direttamente presso le strutture aziendali interessate e/o le persone coinvolte;
• identifica le Segnalazioni per le quali, con gli strumenti di verifica a disposizione, l’avvio di accertamento i) sia valutato idoneo a fornire riscontri sui fatti segnalati (”segnalazioni verificabili”), o ii) non consenta di ottenere utili riscontri (“segnalazioni non verificabili”).

In relazione alle “segnalazioni verificabili” il Dipartimento HR:

• promuove le verifiche più opportune anche coinvolgendo altre funzioni aziendali per quanto di rispettiva competenza, al fine di fare le necessarie valutazioni e proporre, ove ritenuto opportuno, l’archiviazione.

Fase b) Accertamento

L’obiettivo dell’accertamento è di svolgere le verifiche mirate sulle “segnalazioni verificabili” che consentano di individuare, analizzare e valutare gli eventuali elementi a conferma della fondatezza dei fatti segnalati.

Per quanto necessario, il Dipartimento HR nella persona del suo Responsabile e/o dalla persona incaricata dalla Società della gestione delle segnalazioni, mantiene le interlocuzioni con il segnalante e può richiedere a quest’ultimo eventuali integrazioni in merito all’oggetto della segnalazione.

Fase c) Audit

L’obiettivo della attività di Audit sulle segnalazioni è di procedere ad accertamenti, analisi e valutazione specifiche circa la fondatezza dei fatti segnalati, nonché di formulare eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie e connesse azioni correttive sulle aree/processi aziendali interessati dalla segnalazione.

7. ATTIVITA’ DI REPORTING

Dopo aver ricevuta la segnalazione, all’esito delle verifiche e dei dovuti accertamenti, il Dipartimento HR, ogni 6 mesi, deve predisporre un report circa le segnalazioni ricevute nel periodo indicato che dovrà essere inviato all’Amministratore Delegato della Società.

8. SISTEMA SANZIONATORIO

La Società applica sanzioni disciplinari nei confronti di chiunque:

• ponga in essere atti di ritorsione o discriminazione nei confronti del segnalante;
• violi gli obblighi di riservatezza relativi all’identità del segnalante;
• effettui segnalazioni in mala fede o con dolo.

Le sanzioni sono proporzionate alla gravità della violazione e applicate nel rispetto delle normative vigenti e del CCNL applicabile.

9. TUTELA DEL SEGNALANTE

La Società garantisce la piena riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte. È vietata qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione.

Il segnalante può beneficiare delle misure di sostegno previste dagli enti del Terzo Settore accreditati presso ANAC.

Non incorre in responsabilità civile, penale o disciplinare chi, nel rispetto della normativa, rivela informazioni riservate necessarie per effettuare la segnalazione.

Le tutele non si applicano in caso di segnalazioni dolosamente false o calunniose.

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Il presente Regolamento Whistleblowing è stato approvato dal CdA di Viaggi nel Mondo Srl in data 01/12/2025, anche a seguito dell’esperimento degli obblighi informativi previsti dall’art. 4 D.Lgs. 24/2023, e si intende in vigore e conosciuto da tutti i soggetti interessati con la pubblicazione sul sito della Società e diffuso sulla intranet aziendale.